常用公文文種及格式概要

一、常用公文文種

1.決定適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機構不適當的決定事項。

2.公告適用于向社會宣布重要事項或者法定事項。

3.通告適用于公布在一定范圍內應當遵守或周知的事項。

4.通知適用于批轉下級機構的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機構辦理和需要有關單位周知或執行的事項；任免人員等。

5.通報適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

6.報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

7.請示適用于向上級機關請求指示、批準。

8.批復適用于答復下級機構請示事項。

9.意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

10.函適用于對不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。

11.會議紀要適用于記載傳達會議情況和議定事項。

二、公文格式要素

公文一般由眉首、主題、版記等部分組成。

1. 眉首包括公文序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等。根據我院實際因公文序號、秘密等級和保密期限、緊急程度在公文中很少用到，在此不作詳述；

2. 主題包括標題、主送機關、正文、附件、附注、成文日期、印章等；

（１）公文標題　

公文標題由發文機關、事由和文種三部分組成，發文機關一般情況下可省略，公告或某些內容十分簡單的公文有時可省去事由。

公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（２）主送機關

主送機關是指接受、辦理公文的單位，對全院發文、主送機關使用：“各黨（總）支部”或“各處室、系（部）”；報送上級的公文，一般只寫一個主送機關；如需同時報送其他機關，可用“抄報”形式，以免造成責任不清，延誤工作；主送機關應寫在正文之前，標題之下。

（３）公文正文

正文的基本要求是，簡明扼要、條理清楚、符合實際、合乎文法、準確地表述發文的主要精神。正文的開頭，一般應簡要說明發文的原則或目的，以提示閱讀者注意。

正文的內容多需要分條款時，習慣的做法按層次標以序號，分別依次使用：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。

正文的結尾是對受文機關提出的總要求，一般根據公文種類、性質和行文關系使用通用簡語。

（４）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件”：１．×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與正文一起裝訂，并在附件首頁左上角１行頂格標識“附件.”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第１行頂格標識公文的發文字號，并在其后標識附件（或帶序號）。

（５）成文時間

成文時間的確定，除會議決議以通過的日期為準外，一般應以領導人簽發的日期為準；聯合行文以最后簽發的機關負責人的簽發日期為準。年月日要具體完整，不得略寫和遺漏。

（６）印章

單一行政機關（部門）制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右均勻分布；主辦機關印章在前。